Gazeta Podatkowa nr 15 (952) z dnia 21.02.2013

Faks to jeszcze nie forma pisemna umowy

Spółka otrzymała od jednego z biur informacji gospodarczej ofertę zawarcia umowy na udostępnianie informacji o niesolidnych dłużnikach. Projekt umowy został przez zarząd podpisany i wysłany faksem. Po ponownym przeanalizowaniu oferty zarząd postanowił nie wysyłać oryginału umowy do biura, które jednak przesłało fakturę z wezwaniem do zapłaty. Czy spółka ma obowiązek zapłacić?

NIE. Wierzyciel może przekazywać do biura informacje gospodarcze w celu ich ujawnienia, jeżeli zawarł z biurem umowę o udostępnianie informacji gospodarczych. Umowę taką należy jednak sporządzić na piśmie, pod rygorem nieważności. Wynika to z art. 12 ust. 2 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. z 2010 r. nr 81, poz. 530). W opisanym przypadku nie doszło do zawarcia ważnej umowy, w związku z czym roszczenia biura uznać należy za nieistniejące.

W przedstawionej sytuacji forma pisemna dla umowy nie została jeszcze dochowana. Przesłanie treści oświadczenia woli faksem spełnia jedynie warunki uprawdopodobnienia za pomocą pisma. Uznał tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 listopada 2007 r., sygn. akt IV CSK 228/07. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza natomiast wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego).

Wprawdzie posługiwanie się dokumentami przesyłanymi faksem znacznie ułatwia i przyspiesza procedurę, jednakże dopuszczając możliwość zachowania pisemnej formy umowy w drodze wzajemnej wymiany podpisanych dokumentów ustawodawca zakładał, że każda ze stron będzie dysponowała dokumentem obejmującym treść oświadczeń woli opatrzonym własnoręcznym podpisem drugiej strony. Wymaganie to nie jest spełnione w sytuacji, w której jedna ze stron dysponuje jedynie kopią podpisu drugiej strony. Brak podpisu na dokumencie nie może być zastąpiony nawet przez przyznanie się osoby do faktu sporządzenia dokumentu.

W przypadku bowiem oświadczenia woli składanego za pomocą faksu nie da się stwierdzić, czy podpis nie został uprzednio skopiowany z innego dokumentu na dokument przesyłany odbiorcy.