Gdzie tkwią zarzewia konfliktów w gospodarczych umowach najmu?

Firmy, które nie mogą sobie pozwolić na komfort korzystania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej z własnych nieruchomości, zawierają umowy najmu. Mają one swoje zalety podatkowe, ale też pozwalają elastyczniej reagować na ewentualne zmiany na rynku czy w samym przedsiębiorstwie. Często jednak dochodzi do sporów między stronami takich umów.

Kiedy najem można wypowiedzieć?

Przy zawieraniu umów najmu przedsiębiorcy nie zawsze z należytą uwagą odnoszą się do tak istotnej kwestii, decydującej później o ewentualnych wypowiedzeniach najmu, jak terminowy lub bezterminowy charakter umowy. Niezdecydowanie i niezrozumienie wagi problemu widać zwłaszcza po zapisach, które pomimo ustalenia oznaczonego okresu umowy przewidują możliwość swobodnego wypowiedzenia najmu z zachowaniem terminu umownego lub ustawowego. Tymczasem jedno wyklucza drugie - wszystko bowiem zależy od dokonanego na początku wyboru między terminową a bezterminową umową najmu. W przypadku tej pierwszej (umowy najmu zawartej na czas oznaczony) klauzula swobodnego wypowiedzenia będzie po prostu nieważna, a próba skorzystania z niej i wypowiedzenia najmu na tej podstawie okaże się bezskuteczna.

Dla wielu firm zawarta na długi czas oznaczony (np. 10 lat) umowa najmu może się stać przysłowiową kulą u nogi. Dzieje się tak wtedy, gdy przychody z działalności w danym miejscu są zbyt niskie, by w pełni pokryć koszty.

Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość zawarcia umowy najmu nawet na okres 30 lat.

Umowa najmu zawarta na czas oznaczony tworzy trwalszy stosunek prawny między stronami i nierzadko swoistą pułapkę dla obu stron umowy. Jednostronne wypowiedzenie takiej umowy jest możliwe właściwie tylko w nielicznych przypadkach przewidzianych przepisami Kodeksu cywilnego. Poza tym zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem terminowy w wypadkach określonych w umowie, ale nie każdy pamięta o tym, by wprowadzić do umowy katalog przyczyn upoważniających strony do wcześniejszego wypowiedzenia najmu. Tymczasem wyjątek ten najemca mógłby wykorzystać jako swoisty bufor bezpieczeństwa i jeszcze na etapie negocjowania warunków umowy zastrzec dla siebie prawo wypowiedzenia najmu, np. w sytuacji zakończenia działalności gospodarczej czy spadku przychodów w trzech kolejnych miesiącach kalendarzowych poniżej określonego poziomu.

Z drugiej jednak strony najem zawarty na wiele lat daje najemcy większą gwarancję, że nakłady poczynione na adaptację lokalu i reklamę nowego miejsca działalności w końcu zaprocentują. W przypadku umowy zawartej na czas nieoznaczony każda ze stron może bowiem wypowiedzieć umowę, zachowując jedynie ustawowy lub umowny okres wypowiedzenia. Jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 K.c.).

Uwaga na podwyżki

Przedsiębiorcom, którzy w kontrakcie mają zająć pozycję najemcy, należy odradzać pozostawienie kwestii ewentualnych podwyżek czynszu najmu regulacjom kodeksowym, a dzieje się tak wówczas, gdy w umowie brak jest odniesień do tego zagadnienia. Zasada wynikająca z Kodeksu cywilnego jest bowiem niekorzystna dla tej właśnie strony umowy najmu, a korzysta na takim rozwiązaniu wynajmujący. Chodzi o to, że wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, o czym stanowi wprost przepis art. 685¹ K.c. Regulacja ta nie rozróżnia jednak najmu zawartego na czas z góry określony od tego bezterminowego. Oznacza to, że również w przypadku umowy najmu zawartej np. na okres 10 lat wynajmujący będzie mógł wypowiadać stawkę czynszu, chyba że prawo to zostanie wyłączone lub w jakiś sposób ograniczone w umowie.

Inna sprawa, że istnieje możliwość nieprzyjęcia nieuzgodnionej z góry podwyżki najmu, lecz ze skutkiem w postaci wygaśnięcia umowy najmu, choć to akurat nie wynika z samych przepisów. Dla rozwiania wszelkich wątpliwości warto więc wyraźnie zastrzec najemcy możliwość nieprzyjęcia podwyżki czynszu ze skutkiem w postaci wygaśnięcia umowy.

Poza tym warto wprowadzić do umowy postanowienia limitujące podwyżki lub wiążące zmiany stawki z obiektywnymi wskaźnikami. Jednym z popularnych sposobów ograniczenia podwyżek czynszu jest jego powiązanie np. ze stopą inflacji albo ustalenie, że czynsz może ulegać zmianom nie częściej niż raz do roku i nie więcej niż o pewien procent.

Rozliczenie ulepszeń

Najem komercyjny, zwłaszcza najem lokalu użytkowego oznacza często, przynajmniej na samym początku, spore inwestycje mające na celu przystosowanie, wykończenie i wyposażenie najmowanej powierzchni. Sposób rozliczenia tych nakładów zależy przede wszystkim od decyzji stron. Niestety, często bywa tak, że kontrahenci nie określają, jak mają one później wyglądać, co również bywa niekorzystne dla najemców. Ustawodawca, podobnie jak w kwestii podwyżek czynszu, dał w tym względzie wynajmującym dość wygodne dla nich narzędzie, a przede wszystkim możliwość decydowania o sposobie rozliczeń. W przypadku bowiem, gdy najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego (art. 676 K.c.).

Warto też wiedzieć, że problem rozliczeń nakładów ulepszających aktualizuje się dopiero po zakończeniu najmu. Strony mogą jednak postanowić, że najemca będzie mógł żądać zwrotu wartości nakładów ulepszających rzecz już w trakcie trwania umowy najmu, np. potrącając odpowiednie kwoty z czynszu najmu. Nie ma też przeszkód, aby ustalić, że ulepszenia będą rozliczane stosownie do poniesionych przez najemcę kosztów, a nie w oparciu o wartość nakładów z chwili zwrotu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121)