Moment przedawnienia kary umownej

Nasze przedsiębiorstwo wykonało prace instalatorsko-montażowe na podstawie zawartej umowy. Po podpisaniu protokołu odbioru robót i wypłacie nam całości wynagrodzenia inwestor będący spółką z o.o. poinformował nas, że naliczył karę umowną i żąda od nas zapłaty 5% wartości kontraktu. Odmówiliśmy, gdyż według nas kara była bezzasadna. Obecnie po upływie niemal 2 lat od odebrania robót inwestor ponownie wezwał nas do zapłaty tej kary z odsetkami. Czy roszczenie o zapłatę kary umownej uległo już przedawnieniu? Co powinniśmy zrobić w takiej sytuacji?

Możliwość naliczenia kary umownej nie wynika z przepisów ogólnych, a ewentualną podstawą do jej naliczenia muszą być postanowienia umowy. Powinny one określać również wysokość kary lub sposób jej wyliczenia, a także warunki, jakich spełnienie uzasadnia naliczenie kary umownej. Instytucja kary umownej została uregulowana w przepisach Kodeksu cywilnego, jednak jego przepisy zawierają jedynie ogólne regulacje. Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (art. 483 § 1 K.c. - Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.).

W przypadku gdy została naliczona kara umowna przedsiębiorstwu już po wypłacie wynagrodzenia poprzedzonego podpisaniem protokołem odbioru prac, spółka nie ma możliwości jej potrącenia z wynagrodzeniem z tytułu wykonania umowy, co jest typowym mechanizmem rozliczania kary umownej.

Termin przedawnienia kary umownej jako roszczenia związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi 3 lata. Pomimo znacznych zmian w instytucji przedawnienia wprowadzonych w 2018 r. termin ten nie uległ zmianie, zatem ma on zastosowanie również do umów zawartych przed nowelizacją. Kluczowe jest jednak ustalenie momentu, od którego należy liczyć początek biegu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu kary umownej. Jest on liczony od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, a zatem termin ten może różnić się w zależności od treści umowy. Jeżeli treść umowy zawiera regulację określającą moment płatności kary umownej, to będzie on początkiem biegu 3-letniego okresu przedawnienia roszczenia o zapłatę kary. Zazwyczaj jednak umowy nie zawierają postanowień co do terminu płatności kary, precyzując jedynie okoliczności, przy spełnieniu których może być ona naliczona. W takim przypadku zastosowanie znajdzie art. 120 § 1 K.c., a zatem bieg terminu rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby uprawniony podjął czynność w najwcześniej możliwym terminie. Oznacza to, że termin ten nie rozpoczął biegu wcześniej niż nastąpiło odebranie robót przez inwestora, z tym bowiem momentem mógł on zweryfikować sposób wykonania umowy, który był podstawą do naliczenia kary umownej.

Pomimo że roszczenie nie jest jeszcze przedawnione, przedsiębiorca nie powinien płacić kary w sytuacji, gdy nie uznaje argumentów spółki leżących u podstaw jej naliczenia. Z uwagi na fakt, że wypłata wynagrodzenia już nastąpiła, chcąc dochodzić zapłaty kary, to spółka zobowiązana będzie do wystąpienia z pozwem do sądu i udowodnienia zasadności jej naliczenia. Gdyby sprawa trafiła do sądu, przedsiębiorstwo powinno przywołać dowody potwierdzające prawidłowe wykonanie umowy. Przydatny do wykazania poprawnego wykonania zobowiązania może być protokół odbioru robót czy zdjęcia obrazujące sposób wykonania umowy.

"Dłużnik jest zwolniony z obowiązku zapłaty kary umownej, jeżeli wykaże, że przyczyną niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania uzasadniającego naliczanie kary umownej są okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności".

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 28 lutego 2018 r., sygn. akt V AGa 70/18